8 sierpnia, 2018 . Ilona Kozłowska

Organizacja targów wcale nie należy do prostych rzeczy. Nie wystarczy tylko rzucić hasło „Zróbmy targi dla branży medycznej”. To dopiero wyznaczenie kierunku, w którym chcemy iść, ale sam proces organizacji jest wieloskładnikowy i wielopoziomowy. Zabierając się za organizację targów branżowych, należy się dobrze do tego przygotować, a przygotowania te, nie mogą rozpocząć się na 3 miesiące przed startem targów.

Przede wszystkim musimy mieć budżet na organizację targów, ponieważ w pierwszej kolejności to, organizatorzy są sponsorami tego wydarzenia. Oczywiście mogą szukać sponsorów, ale muszą zapewnić coś w zamian. Coś, co zachęci potencjalnego sponsora do przekazania pieniędzy na realizację targów. Sponsorami mogą być duże, średnie i małe firmy, wydawnictwa, czy stowarzyszenia zawodowe. Możliwości jest mnóstwo, warto jednak pamiętać o tym, by sponsorzy byli w jakiś sposób powiązani z wystawą, którą organizujecie.

Na organizatorach spoczywa spora odpowiedzialność od momentu powstania pomysłu do momentu zakończenia wystawy. Uwaga! Zakończenie wystawy dla organizatora to nie ostatni dzień targów dla odwiedzających. Organizatorzy targów mają do zrealizowania trzy główne zadania: Marketing, sprzedaż, obsługa.

1. Marketing

Najważniejszą rzeczą, którą musi wykonać zespół marketingu, jest przeprowadzenie badania sektora przemysłu, do którego skierowane są targi. Badania te należy rozpocząć odpowiednio wcześnie, by zdobyć jak najwięcej informacji potrzebnych do realizacji projektu. Trzeba sprawdzić, czy jest wystarczające zapotrzebowanie na organizację wystawy, jeśli organizujemy targi po raz pierwszy. Kolejną rzeczą jest ustalenie wskazówek dla zespołu sprzedaży. Zespół marketingu powinien również ustalić, na czym powinni skupić swoje działania marketingowe, by dotrzeć do jak największej liczby odbiorców, pozyskać wystawców i pomóc działowi zajmującemu się sprzedażą, sprzedać wszystkie, a przy najmniej większą część powierzchni targowych. Zaplanowanie odpowiedniej promocji ma ogromny wpływ na losy wystawy.

Dział marketingu, przygotowanie kampanii marketingowej uzależnia od tego, czy targi mają charakter targów konsumpcyjnych, czy handlowych. Odpowiednio do rodzajów targów planuje informacje prasowe, reklamy, plakaty, kampanie internetowe. Rzeczą oczywistą jest, że działania te, mają przynieść sporą korzyść zarówno organizatorom targów, jak i wystawcom.

2. Sprzedaż

Zespół sprzedaży, nie zajmuje się tylko sprzedażą biletów. Przede wszystkim swoje działania powinni skupić na pozyskaniu sponsorów i sprzedaży powierzchni targowych. Nie jest to łatwe zadanie, ale od ich pracy i skutecznego sposobu na zachęcenie firmy do wystawienia się zależy sukces wystawy. Dział sprzedaży powinien mieć przygotowany zestaw rabatów, którymi może obdarować, np. firmy, które wystawiają się od lat na targach, a w przypadku nowej imprezy, udzielić stosownych rabatów dla np. pierwszych 50 wystawców. Zespół sprzedaży powinien współpracować z działem marketingu, wtedy działania promocyjno-sprzedażowe będą miały sens.

3. Obsługa

Obsługa targów ma na głowie to, czego nie ma w swoich obowiązkach dział marketingu i dział sprzedaży. Do zadań obsługi należy zarezerwowanie miejsca na organizację wystawy oraz dopilnowanie wszelkich kwestii związanych z wynajmem. Miejsca parkingowe, karty wjazdu dla wystawców i wykonawców. Dopilnowanie czasu dla wykonawców oraz zapewnienie im możliwości montażu stoisk. Ustanowienie harmonogramu czasu przygotowań, montaży i demontaży oraz harmonogramu samych targów. Obsługa musi koordynować przygotowania i przebieg targów, musi być pomocna dla wystawców, a czasem i dla wykonawców. Podczas samych targów obsługa powinna współpracować z wystawcami, odwiedzającymi i usługodawcami, tak aby mieć pewność, że każdy jest zadowolony i nikt nie czuje się pominięty. Zespół musi być również przygotowany na szybkie rozwiązanie problemów, które mogą powstać w trakcie przygotowań, czy targów. Ostatnim elementem, który obsługa musi nadzorować, ale nie tylko, to sprzątanie po zakończonej wystawie. I tu znów trzeba skoordynować prace wystawców, wykonawców oraz wszelkich innych osób zaangażowanych w tworzenie wystawy.

To tylko trzy główne zadania organizatorów targów, każde z nich ma pod sobą kilka mniejszych, równie ważnych zadań. Organizacja wystawy to ogromna odpowiedzialność i spore wyzwanie. Należy mieć bardzo dobry zespół, by wszystko ze sobą współgrało i realizacja przebiegała sprawnie.

Trzeba również pamiętać, że tworząc materiały marketingowe wystawy, należy dać możliwość wystawcom, by mogli z nich skorzystać, np. umieszczając wpis w katalogu targowym. O tym, jak wykorzystać materiały marketingowe targów, w kolejnym artykule.