3 lipca, 2017 . Ilona Kozłowska

Wyobraźmy sobie wydarzenie, na które chcemy się zarejestrować, a strona internetowa konferencji zamiast formularza rejestracji pokazuje tylko adres mailowy z informacją, co należy zrobić, żeby się zarejestrować. Co robisz w takim momencie? Większość potencjalnych uczestników rezygnuje z rejestracji. Dlaczego? Powód jest prosty. Nie jest ona łatwa i szybka. Dzisiejszy konsument oczekuje szybkiej rejestracji w jednym miejscu. Branża eventowa wciąż się rozwija. Powstają nowe technologie, procesy się automatyzują. Poznajcie kilka systemów, które ułatwiają proces rejestracji uczestników. Korzyści z takiego systemu czerpie zarówno organizator, jak i uczestnik konferencji czy szkolenia.

1. CONREGO

Gotowy system do rejestracji uczestników, który umożliwia stworzenie dedykowanej strony internetowej. Formularz rejestracyjny możemy dostosować do indywidualnych potrzeb. System płatności zintegrowany z fakturowaniem. System po wdrożeniu daje nam sporo możliwości, a także ułatwia obsługę recepcji. Jeśli potrzebujemy identyfikatorów dla naszych uczestników, to ten program również daje nam taką możliwość. CONREGO możemy przetestować bezpłatnie i po poznaniu jego możliwości i zdecydowaniu się na korzystanie z niego, musimy wykupić licencję, którą wdrażamy. Jedna licencja to jedno wydarzenie, w przypadku cyklicznych wydarzeń nie ma problemu z użytkowaniem, wystarczy co roku aktualizować stronę i system. Jeśli planujemy wykorzystać system do kilku różnych wydarzeń, które organizujemy, powinniśmy zakupić kilka licencji. Jeśli obawiacie się sporych kosztów, to spokojnie. Wersja podstawowa, jak i zaawansowana nie są drogie. Powiedziałabym, że zdecydowanie tańsze niż robienie wszystkich tych rzeczy, które oferuje system osobno. Chociaż by strona internetowa, którą musimy postawić, jest znacznie droższa niż system i jego wdrożenie.

Więcej o CONREGO

2. EVENTSHAPER

To również gotowy system do rejestracji uczestników, który posiada bardzo podobne funkcje do CONREGO. Jest również intuicyjny i pomocny dla organizatorów. System pozwala na stworzenie strony internetowej, którą w łatwy sposób możemy edytować. EventShaper nie wymaga wykupienia odpowiedniej licencji, ale pobiera opłatę od każdego zarejestrowanego uczestnika. Wybór opcji rozliczenia należy dobrze przemyśleć, bo po wybraniu jednej nie można już zmienić planu. Nie ma innych różnic co do tych dwóch systemów. Oba są bardzo podobne do siebie i zanim zdecydujemy się na korzystanie z któregoś systemu, warto je przetestować w wersji demo.

Więcej o EVENTSHAPER

3. SYSKONF

Posiada dokładnie te same funkcje, co dwa poprzednie systemy, jednak są pewne różnice. System działa na własnych serwerach i nie wymaga wdrożenia ani podpisywania umów. System umożliwia zorganizowanie i obsłużenie wielu imprez bez konieczności wykupienia licencji. Podobnie jak w EventShaper opłata pobierana jest za każdego zarejestrowanego uczestnika. Podobnie jak CONREGO system umożliwia zarządzeniem rezerwacją obiektów eventowych, co jest sporym ułatwieniem dla organizatorów.

Więcej o SYSKONF

4. MYEVENT

Podobnie jak poprzednie systemy do rezerwacji ułatwia obsługę konferencji, a także recepcji. Strona internetowa, wydruk identyfikatorów oraz raporty. Dodatkowo MyEvent oferuje aplikację konferencyjną dzięki, której uczestnicy będą na bieżąco w każdym momencie Twojego wydarzenia. Wnioskuję, iż koszt za usługę wyceniany jest indywidualnie pod dane wydarzenie. Na stronie nie widać opcji testowania systemu, co wpływa na niekorzyść. Ryzykować? O ofertę można poprosić zawsze, jednak miło by było, gdyby zainteresowani mogli przetestować system, chociażby przez 14dni i w razie zainteresowania mogli poprosić o ofertę.

Więcej o MYEVENT

5. KONFEO

System, który sprawdza się podczas organizacji konferencji. Ułatwia rejestrację uczestników. Pozwala na tworzenie strony internetowej, dedykowanych formularzy rejestracyjnych oraz wystawiania faktur za opłacony bilet. Możliwości podobne do powyższych systemów. Co odróżnia KONFEO od reszty? Cena. Trzy warianty rozliczeń. Oczywiście pieniądze za bilety trafiają do organizatora, ale powyższy system pobiera 1zł od każdego zapisanego uczestnika. W przypadku opcji trzeciej dodatkowo jest prowizja 2,5%. Możliwość stworzenia strony internetowej jest dodatkowo płatna. Podobnie jest z wysyłką malingów oraz pomocą techniczną. Czy system jest opłacalny? Sami oceńcie, ale dla mnie wypada dość słabo na tle innych gotowych systemów do rejestracji.

Więcej o KONFEO

6. MUKANTE

Kolejny system do rezerwacji uczestników. Posiada te same funkcje co poprzednie systemy. Podobnie jak CONREGO wymaga wdrożenia i wykupienia licencji/abonamentu. Każda rzecz jest płatana. Pobierane są opłaty za każdego zapisanego uczestnika w wysokości 8zł. Strona internetowa również jest płata. Podobnie jest z obsługą techniczną oraz drukiem identyfikatorów. Mnie osobiście nie zachęca taki model systemu.

Więcej o MUKANTE

7. EVENEA

System, który zna każdy i wielu z was go testowało, używało bądź używa do dziś. Darmowy system rezerwacji, który nie daje możliwości stworzenia dedykowanej strony wydarzenia. Co daje? Podstronę na swojej domenie i formularz rejestracji. Żeby korzystać z systemu, należy założyć konto. Oczywiście dostęp do statystyk jest, ale nie jest to profesjonalne narzędzie, które powinno być wykorzystywane do obsługi eventów wymagających rejestracji.

Więcej o EVENEA 

Większość rozwiązań tych systemów jest bardzo podobna. Różnice są niewielkie i to głównie w cenach. Chcąc korzystać z jednego narzędzia, należy przetestować te, które mają taką możliwość. Mnie osobiście przekonało CONREGO i mogę polecić ten system do obsługi eventów. Oczywiście nie przy każdym evencie te systemy się sprawdzą, ale jeśli organizujemy konferencje czy szkolenia, to jak gotowe systemy do rezerwacji uczestników są potrzebne. Znacznie ułatwiają pracę organizatorom, a uczestnikom oszczędzają czas.

  • Bardzo dziękujemy za opis możliwości naszego systemu rejestracji uczestników! Już we wrześniu pojawi się nowa odsłona CONREGO w modelu SaaS, dzięki której zburzymy dotychczasowe ograniczenia i wyeliminujemy wymagania co do serwerów klienckich. Wraz z nadchodzącą wersją 5.0 udostępnimy szereg nowych funkcji, które jeszcze bardziej ułatwią pracę każdemu event managerowi i zainspirują tych organizatorów, którzy do tej pory korzystali z rozwiązań rozproszonych lub niekompletnych.