10 lutego, 2017 . Ilona Kozłowska

– Cześć, słyszałeś, że za tydzień jest ciekawe wydarzenie X i to za darmo?
– Cześć, tak? Hm… brzmi ciekawie, można się przejść.

Z pewnością wiele razy słyszeliście takie słowa od znajomego, a jeśli nie słyszeliście, to zobaczyliście odpowiedni link na messengerze lub po prostu ktoś Was zaprosił na to wydarzenie poprzez Facebooka. Codziennie mamy z nim styczność, więc z pewnością takie wydarzenia do nas docierają. Jest ich mnóstwo i każde na pierwszy rzut oka wydaje się ciekawe, jednak coś sprawia, że część tych wydarzeń odrzucamy, a na część się wybieramy lub jesteśmy nimi zainteresowani.

Przeglądając eventy non profit, postanowiłam opisać proces organizacji takiego wydarzenia w pierwszej części artykułu. Natomiast w drugiej części podpowiem Wam, jak można to fajnie wypromować, nie posiadając środków. Nie jest łatwo zorganizować taki event, jednak przy drobienie chęci wszystko jest możliwe. Z początku wymaga to sporego nakładu pracy, jednak gdy planujemy takie wydarzenia robić cyklicznie, każde kolejne będzie łatwiejsze.

Charakter, koncepcja i cel wydarzenia

Zanim zaczniesz proces organizacji wydarzenia, zastanów się jaki charakter ma ono mieć. Czy ma być to spotkanie przy książce z autorem Twoich ulubionych książek, a może spotkanie, które będzie edukować daną branżę. A może lubisz malować i chcesz zorganizować swoją wystawę. Masz wiele możliwości, musisz tylko dobrać charakter wydarzenia do jego koncepcji. Zastanów się też nad celem i cyklicznością. Czy ma być to wydarzenie jednorazowe, czy może ma się odbywać cyklicznie. Jeśli masz już plan, pora zrobić research. Dlaczego? Musisz wiedzieć, czy ktoś organizuje podobne wydarzenia, jak je robi, kogo zaprasza, kiedy i gdzie się odbywają. Dzięki temu dowiesz się, co można zrobić inaczej, by Twoje wydarzenie było bardziej atrakcyjne. Pamiętaj, że Twoje wydarzenie za każdym razem będzie porównywane z innymi, więc zrób coś, czego nie mają inni. Znajdź temat, który zainteresuje ludzi. Może to być coś zupełnie nowego lub zupełnie nowa forma spotkań, która będzie bardziej przyjazna dla odbiorcy.

Określ target

Zastanów się do kogo będziesz kierował swój event. Czy będzie on kierowany do wszystkich, czy do konkretnej branży czy grupy wiekowej. Nawet jeśli z początku wydaje się Tobie, że Twoim wydarzeniem będą zainteresowani wszyscy, to jesteś w błędzie. Bardzo, ale to bardzo nie chcesz, żeby Twoje wydarzenie było odwiedzane przez osoby przypadkowe i niezwiązane z tematyką. Określenie grupy docelowej pomoże Tobie w późniejszym układaniu strategii działań promocyjnych.

Lokalizacja

Masz już koncepcje, cel i określony target. Kolejnym krokiem do sukcesu jest miejsce. Poszukaj miejsca najlepiej w centrum miasta, by każdy miał łatwy dojazd. Miejsce powinno spełniać wymagania Twojego eventu. Jeśli mają być to spotkania, na które zaprosisz prelegentów, zadbaj o to, by klub posiadał rzutnik, ekran, mikrofon i nagłośnienie. Oczywiście możesz ten sprzęt wynająć, ale musisz za to zapłacić. Nie mając funduszy, opcja wynajmowania sprzętu odpada. Ważnym elementem jest wifi – uczestnicy często wrzucają cytaty lub krótkie relacje z wydarzenia na swoje profile społecznościowe. Często też, prelegenci potrzebują Internetu do swojej prezentacji. Także miej to na uwadze. Szukaj miejsca, które ma możliwość ustawienia krzeseł w układzie teatralnym – takie rozwiązanie sprawdza się najlepiej przy spotkaniach z prelegentem. Pamiętajcie, że nikt nie będzie z zapałem słuchał prelegentów, siedząc przy stole ze znajomymi i pijąc piwo, sok czy herbatę. Miej na uwadze pojemność miejsca. Jeśli manager klubu mówi, że jego klub pomieści 50 osób (cały czas mowa o ustawieniu teatralnym) to nie wymagaj od niego, żeby na siłę pomieścił tam 100 osób. Komfort uczestników jest istotnym elementem, o którym nie możesz zapominać. Miejsce dostosuj do charakteru wydarzenia. Jeśli będzie to wystawa, to nie szukaj klubu, jeśli ma to być wieczór filmowy klimatyczny klub będzie miejsce odpowiednim.  Zastanów się także nad tym, czy chcesz organizować swoje wydarzeni tylko w swoim mieście, czy chcesz pójść dalej i organizować je w innych miastach.

Data – nie jest taka oczywista

Dobranie odpowiedniej daty, nie jest wcale łatwe. Trzeba wziąć pod uwagę kilka elementów. Święta, dni wolne, terminy innych wydarzeń o podobnej tematyce. W dobrym tonie jest nieorganizowanie wydarzeń w tym samym terminie co konkurencyjne wydarzenie. Jeśli chcemy mieć dobre relacje i być postrzegani dobrze, to nie róbmy wydarzeń o podobnej tematyce w tym samym dniu. Możesz wiele stracić. Weź pod uwagę, że najwięcej eventów odbywa się w czwartki i środy. Weekendy z kolei nie są trafnym terminem z uwagi na to, iż każdy planuje w tym czasie odpoczynek, spotkanie ze znajomymi, wyjazd.

Goście

Pierwsze wydarzenie musi być wyjątkowe. Zaproś wyjątkowych gości, takich, którzy są inspiracją dla innych i którzy mają coś ciekawego do powiedzenia. Nikt nie chce tracić czasu na mało istotne informacje. Każdy, kto przychodzi na Twoje wydarzenie, oczekuje zwrotu z inwestycji. Co to oznacza? Uczestnik zainwestował swój cenny czas, więc oczekuje konkretnych efektów. Wiedzy, inspiracji, nowych kontaktów, dobrej muzyki, dobrej poezji czy filmu. W zależności od tego, jaką tematykę wybierzesz, musisz myśleć o atrakcyjności wydarzenia. Nie daj sobie wmówić, że ktoś jest nieosiągalny. Zorientuj się, kto jest obecnie na topie, jakie tematy są tematami pożądanymi i działaj!

Partnerzy i patronat medialny – nie zapominaj o nich, są pomocni

Jeśli masz już ustalony plan działania. Skup się na partnerach. Zrób listę firm, które chcesz zaprosić do projektu. Zaoferuj im coś, oni muszą mieć z tego korzyść. Przy pierwszym spotkaniu będzie ciężko. Z reguły potencjalni sponsorzy czy partnerzy są zainteresowani zasięgiem oraz liczbą uczestników. Na początku nie licz na zbyt wiele. Miej na uwadze potrzeby wydarzenia, jednak do nich dojdź małymi krokami, jeśli nie chcesz wydawać na to swoich pieniędzy. Jeśli masz dobry pomysł na swoje wydarzenie i dobrze przedstawisz go partnerom, będziesz miał to, czego potrzebujesz.

Jeśli masz pomysł na organizację takich wydarzeń, śmiało je organizuj. Dotrzyj do swojej grupy docelowej. Dodaj wartość, spraw by wydarzenie było atrakcyjne i działaj. Śledź poczynania innych eventów non profit. Inspiruj się i idź do przodu. Kto wie, kiedy taki event zacznie przynosić fajne korzyści, nie tylko finansowe. W kolejnej części artykułów o eventach non profit dowiesz się, czego potrzebujesz do wypromowania swojego wydarzenia, nie posiadając budżetu.