Catering

3 grudnia, 2016 . Ilona Kozłowska

Catering coraz częściej stanowi ważny element podczas różnych imprez. Coraz więcej uwagi poświęca się na dopracowanie każdego szczegółu poczynając od doboru odpowiedniego menu a kończąc na kolorze serwetki czy dekoracji, które mają znaleźć się w stolach czy na bufetach bocznych.  Każdy cateringowiec uwielbia tworzyć i wymyślać różne ciekawe rozwiązania na imprezę. Dzięki temu, może pokazać catering z zupełnie innej strony. W cały proces organizacji cateringu, wiele osób wkłada swoje serce, by finalnie zaskoczyć gości, rozpieścić ich podniebienie i nacieszyć oczy gości. Catering to złożony proces organizacyjny i wiele godzin przygotowań. Każda impreza wymaga indywidualnego podejścia i innego przygotowania, dlatego kontakt z zamawiającym jest bardzo istotny zarówno przed imprezą, w trakcie jak i po wydarzeniu. Jednak w pracy ludzi zajmujących się cateringiem są rzeczy, których nie lubią, ale jak na profesjonalistów przystało nie pokazują tego swojemu klientowi. Postanowiłam zebrać wszystkie te elementy i pokrótce wyjaśnić Wam, dlaczego cateringowcy nie lubią pewnych rzeczy w swojej pracy.

Coś za coś, czyli uwielbiany przez wszystkich barter

„Czy możemy zrobić to w barterze?

Jasne,  a gdzie to?”

Powyższy cytat zaczerpnęłam z jednej konferencji poświęconej branży event.  Idealnie oddaje to, jak bardzo współpraca barterowa jest lubiana.  Oczywiście są pewne sytuacje, gdzie taka współpraca ma faktycznie sens, jednak przy usłudze cateringowej nie ma ona za bardzo zastosowania. Chyba, że mówimy o 50 bankietowych kanapeczkach.  Na czym polega współpraca barterowa? Otóż barter to wspólna wymiana korzyści. Firma A proponuje firmie B usługi promocyjne, czyli np. reklamę na swoich portalach społecznościowych, stronie internetowej czy informacje w newsletterze w zamian za usługę. Koszty cateringu zwyczaj są wyższe od kosztów reklamy, a zasięgi ogólnopolskie nie zawsze są satysfakcjonujące, ponieważ usługi cateringowe to lokalny biznes i firmy nastawione są na działania promocyjne w obrębie swojego regionu. Jeśli jednak upierasz się przy tej formie współpracy weź pod uwagę niektóre koszty i postaraj się o budżet by pokryć chociaż część kosztów. W ten sposób będzie łatwiej nawiązać współpracę, a też firma cateringowa nie odrzuci od razu zapytania.

Mam mały budżet, ale chcę …

Każdy z nas zamawiając daną usługę ma wielkie wyobrażenia, które przy ostatecznej wycenie szybko sprowadzają człowieka na ziemię. Jeśli macie mały budżet, a koniecznie chcecie zamówić catering na swoje biznesowe spotkanie lub wydarzenie, które organizujecie nie oczekujcie kawioru na stole. Nie piszcie w zapytaniu swoich oczekiwań odnośnie cateringu, jeśli wasz budżet to 30 zł za osobę. Lepiej już zapytać, na co możecie liczyć w tej cenie, niż pisać, że oczekujecie obiadu składającego się z 2 dań ciepłych, przekąski typu finger food i deser.  Ludzie pracujący w branży gastronomicznej znają wartość swoich usług i jedną odpowiedzią, którą możecie otrzymać, to „Dziękujemy za zainteresowanie naszą firmą, ale podany termin mamy już zajęty.” Alternatywą dla małego budżetu, który nie pozwala na realizacje cateringu, jest restauracja.

Zmiany, zmiany i raz jeszcze zmiany

Zmiany zazwyczaj wiążą się z ogromną ilością maili i telefonów. Jeśli chcemy wprowadzić znaczne zmiany w cateringu, kontakt jest wskazany. Jednak zastanówcie się czy zmiana dotycząca umniejszenia porcji o 3, a następnie zwiększenie tych porcji o 4 jest tak pilna, że trzeba informować o tym na 10 dni przed imprezą. Liczbę gości potwierdzamy ostatecznie na 2 dni przed planowanych wydarzeniem. Prócz zmian dotyczących ilości porcji, są zmiany, które dotyczą dekoracji oraz menu., Nie ma, co się dziwić firmie cateringowej, że po drugiej stronie monitora zamienia się w smoka ziejącego ogniem, gdy zamawiający dokonuje już zmiany menu po raz piąty. Po to, każdy zamawiający otrzymuje propozycję menu, żeby przedyskutować to i wprowadzić ewentualne zmiany w jak najkrótszym czasie. Każdy chce dość szybko zamknąć temat menu i przejść do kolejnych etapów organizacji cateringu. Czasem usługodawca może nie uwzględnić zmian w menu z uwagi na zrobione już wcześniej zamówienie produktów potrzebnych do przygotowani dań.

Prosimy o kontakt

Kiedy zwracacie się do firmy cateringowej o ofertę, wymieniacie kilka maili, aż w końcu otrzymujecie ofertę to wypada się odezwać po jej otrzymaniu. Bez względu na to, jaka będzie decyzja, firma cateringowa musi o tym wiedzieć, by nie blokować sobie terminu. Nikt nie lubi, gdy po otrzymaniu oferty kontakt nagle się urywa i nikt nie odpowiada na maile i telefony. Jeśli wymagamy profesjonalizmu od firmy, która ma świadczyć dla nas usługi, to bądźmy sami profesjonalni. Kontakt jest bardzo istotnym elementem i pozwala na oszczędzanie czasu i nerwów.

Witam, my z cateringiem

Znacie to uczucie, kiedy chcecie zrealizować swoją usługę dla zamawiającego będąc już na miejscu, a nikt nie wie, o co chodzi? Pewnie znacie. Właśnie wtedy zaczynają się poszukiwania osoby odpowiedzialnej za kontakt z firmą cateringową, co skutkuje utratą czasu. Czas w pracy cateringowca jest bardzo cenny, a właśnie takie sytuacje zabierają sporo cennych minut. Gdy już odnajdzie się osobę, która jest zorientowana w temacie, zaczyna się krótka dyskusja, aż w końcu przechodzimy do spraw ważnych, czyli udostępnienia pomieszczeń, które przeznaczone zostały dla cateringu. Zaoszczędźmy sobie tego i bądźcie na miejscu, gdy wiecie, że tego dnia będzie u Was catering. Udostępnijcie wszelkie możliwe wjazdy, parkingi, windy i inne elementy, które usprawnią pracę i przyspieszą proces przygotowań i sprzątania.

Chcąc zorganizować catering, weźcie pod uwagę powyższe elementy i starajcie się ich unikać. Dążmy do tego by współpraca układała się pomyślnie i bez problemowo. Praca w cateringu nie jest pracą lekką i ludzie, którzy pracują w branży gastronomicznej wkładają w nią swoje serce, by klient był zadowolony i najedzony. Jeśli przychodzą Wam do głowy inne elementy, które nie są mile widziane w pracy cateringowca, podzielcie się nimi w komentarzu.