OLYMPUS DIGITAL CAMERA

9 sierpnia, 2016 . Ilona Kozłowska

Praca Event Managera jest pracą wymagającą i dynamiczną. Tu nie ma czasu na sterty papierów, tysiące folderów na pulpicie i korzystanie z kilku narzędzi, które teoretycznie mają nam ułatwić pracę. Event Manager dąży do tego, by ułatwiać sobie pracę.  Szuka nowych rozwiązań, które będą wielozadaniowe i dzięki nim będzie mieć kontrolę nad organizowanym eventem.

Narzędzi ułatwiających pracę jest mnóstwo, jednak nie wszystkie są multi, a dziś od aplikacji i narzędzi do pracy oczekujemy znacznie więcej, niż tylko dodanie wydarzenia czy sprzedaż biletów. Oczywiście istnieje grupa eventów, które nie wymagają stosowania aplikacji wspomagających, ale jest mnóstwo wydarzeń, które tego potrzebują. Załóżmy, że organizujemy konferencję dla 200 osób w dużym mieście, którego nie znamy. Konferencje organizowane dziś, stanowią spore wyzwanie, bo prócz wiedzy muszą zaproponować rozrywkę swoim uczestnikom.  Dlatego też lista rzeczy do zrobienia wciąż się rozrasta, ale zacznijmy od początku skupiając się na rzeczach tylko organizacyjnych. Techniczne rzecz biorąc mamy 6 elementów do zrobienia, które przychodzą do głowy zaraz po wypowiedzeniu słów „organizacja konferencji”:

  1. Wybór miejsca
  2. Stworzenie strony internetowej
  3. Formularz zgłoszeniowy
  4. Sprzedaż biletów
  5. Wysłanie mailingu
  6. Obsługa recepcji i weryfikacja uczestników

Mając wypisane powyższe elementy przystępujemy do ich realizacji. Szukamy miejsca, piszemy maile, tworzymy bazę hoteli, sal konferencyjnych i spisujemy to w Excelu. Wysyłamy setki maili do obiektów, trzymujemy wstępne umowy rezerwacyjne. A co dyby istniało narzędzie, które taka bazę już posiada? Logujesz się i od razu widzisz dostępność hoteli czy al. konferencyjnych. No dobra, miejsce już mamy i termin Total już zarezerwowany.

Kolejnym ważnym elementem jest strona internetowa wydarzenia. Jeśli chcemy, by strona wyglądała profesjonalnie, była intuicyjna i nowoczesna, to szukamy agencji, która wykona dla nas stronę. Strona internetowa potrzebuje domeny. Szukamy odpowiedniej i łatwej do zapamiętania. Domena to nie wszystko, potrzebny serwer, ale tutaj mamy łatwiej. Do tego celu wykorzystujemy serwery firmowe, które już mamy. Przy  tych działaniach tracimy czas i pieniądze. Wykonanie strony internetowej przez agencję to nie kwestia jednego dnia. W efekcie tworzy nam się na pulpicie kolejny folder z dokumentami. Tu pojawia się myśl „a gdyby, tak mieć narzędzie, które umożliwi mi w łatwy sposób postawienie strony internetowej wydarzenia?

Planując stronę internetową musimy pomyśleć o formularzu zgłoszeniowym. Najczęściej taki wypełniony formularz trafia na naszą skrzynkę służbową i wtedy tworzymy plik w Excelu i ręcznie wpisujemy wszelkie dane – prawda, że męczące? Jasne, że tak, a do tego pochłania mnóstwo czasu. Z formularzem rejestracyjnym  łączy się sprzedaż biletów. Wiele firm stosuje model kontrolowania konta bankowego. Po zaksięgowaniu wpłaty wystawiana jest faktura, ale żeby wystawić fakturę w taki sposób, robimy 5 rzeczy. Sprawdzamy stan konta, otwieramy program do wystawiania faktur, przepisujemy dane, wysyłamy fakturę, wysyłamy do uczestnika.

Uczestnikom należy wysłać informację o otrzymaniu wpłaty, agendę, bilet wstępu na naszą konferencję. Zaczynamy zabawę w wysyłanie maili i znów „kopiuj wklej”. Oczywiście możemy sobie to ułatwić programem do wysyłki maili, jednak weźmy pod uwagę, że to kolejne narzędzie które musimy zastosować.

Mamy już 5 elementów za sobą i nadszedł czas konferencji. Na wejściu uczestnicy podchodzą do recepcji, gdzie uśmiechnięte hostessy witają gości i weryfikują obecność. W wielu przypadkach robione jest to ręcznie korzystając z wydrukowanej listy gości, czasem zdarzy się, że hostessy wyszukują nazwiska na laptopie i w Excelu odhaczają uczestnika, wręczając mu pakiet powitalny, czyli jakieś gadżety, ulotki itp.

Wykonując te elementy oddzielnie tracimy sporo czasu, ale na szczęście jest CONREGO! To jest zloty środek, który obsługę imprez typu konferencje, gale, ma w jednym kliknięciu.  Tak w jednym kliknięciu.

CONREGO to system, który instalujemy na własnym serwerze pod dowolną domeną  – działa to podobnie jak WordPress, czyli jest intuicyjny i przyjemny dla oka. Logując się do systemu pojawia nam się panel, w którym zrobimy dosłownie wszystko to co wyżej wymieniłam plus CONREGO daje nam raporty, które przydadzą się do późniejszej analizy, kontrolę rejestracji uczestników, sprzedaż i wystawienie faktury, mailingi i wiele wiele innych przydatnych rzeczy.  Skorzystajcie konieczne z 10-dniowej wersji darmowej, by przekonać się o możliwościach tego narzędzia.

conego 1

Co prawda nie do wszystkich wydarzeń przyda się CONREGO, ale w wielu przypadkach będzie naszym przyjacielem. Przede wszystkim obsługa recepcji jest dużo prostsza i szybsza. Możemy wyszukiwać uczestników w systemie, lub skanować ich QR kody i już. Identyfikatory dla uczestników możemy drukować na miejscu i potrzebujemy do tego celu tylko właściwej drukarki do kart plastikowych lub etykiet. Nie musimy już czekać na drukarnię i denerwować się czy wszystko będzie na czas.

conrego2

Kiedy poznałam CONREGO i w wersji testowej zobaczyłam jego możliwości zakochałam się i z ręką na sercu mogę polecić system. Minusem jest to, że licencja przywiązana jest do konkretnej domeny, a czasami nie ma możliwości, by za pomocą jednej licencji obsłużyć kilka różnych wydarzeń. CONREGO pomoże nam z pewnością w obsłudze wydarzeń cyklicznych, ponieważ rejestracja na imprezy powtarzalne będzie bardzo podobna przy kolejnych edycjach. Jeśli organizujemy kilka zupełnie różnych wydarzeń w ciągu roku, powinniśmy wykupić kilka licencji. Jednak zwrot za zakup licencji będzie bardzo szybki, bo CONREGO oszczędza nasz czas i pieniądze, które musimy wydać, nie posiadając systemu. Dodam tylko, że samo stworzenie strony internetowej jest droższe niż wykupienie licencji. Przy korzystaniu z systemu, wiele rzeczy zrobimy sami. Dzięki temu mamy kontrolę nad realizacją projektu, skracamy czas pracy i oszczędzamy nasze pieniądze.