22 maja, 2016 . Ilona Kozłowska

Praca grafików w życiu event menagera jest dość istotną rzeczą. W zasadzie event manager powinien dobrze żyć z grafikiem, by wspólnie wypracować sobie wizualną oprawę eventu i schemat działania. Event manager ma bezpośrednio kontakt i wpływ na pracę grafika oraz to jakie projekty powstają. Dla grafika, organizator imprezy to skarbnica wiedzy. Wiele z was może się zastanawiać nad sensem spędzania wielu godzin na stworzeniu oprawy graficznej, jednak bez odpowiednich grafik, nie wypromujemy i nie poinformujemy o naszym wydarzeniu. Bez dobrze wykonanych materiałów ekspozycyjnych nasze targowe stoiska nie będą miały wyrazu, charakteru, a przede wszystkim nie zainteresują i nie przyciągnął nam potencjalnego klienta. Bez względu na to jaki charakter ma organizowany przez nas event grafiki powinny zostać zaplanowane dużo wcześnej. Robienie ich na ostatnią chwilę mija się z celem, wtedy wyglądają one mniej więcej  tak, jak przedstawia poniższa grafika. Zachęcająco?

Takich grafik musimy unikać. Pamiętaj, że słynne hasło „Jestem grafikiem” czasem równoznaczne jest z tym „Grafik płakał jak projektował.” Jeśli nie znasz się na tworzeniu grafik, albo masz podstawowe pojęcie o tym, nie bierz się za przygotowywanie konceptu oprawy. Grafiki, które przypominają powyższy obrazek nie są ani czytelne ani ładne, a przede wszystkim nie przyciągają uwagi potencjalnego odbiorcy.  Planując materiały graficzne zaplanuj pewną historię, którą będzie przedstawiać grafika – nadaj charakteru swojemu wydarzeniu dzięki obrazowi. Nie skupiajmy się tylko na suchym przekazie informacji, ale znajdźmy element przykuwający uwagę i zachęcający do kliknięcia, do wejścia dalej i dowiedzenia się więcej o danym wydarzeniu. Ludzie lubią metafory, tajemnice. Oko naszego odbiorcy w pierwszej kolejności wyłapie coś, co rzuca mu się w oko – używajmy kolorów!  Grafiki powinny być spójne z charakterem i motywem przewodnim danej imprezy. Oczywiście brandowanie ich logotypem, a czasem nawet kolorystyką firmy (naszego klienta – chyba, że sami organizujemy jakieś wydarzenie, a nie na zlecenie klienta, to wtedy stosujemy własne elementy brandingu) jest wskazane. Co to daje? Rozpoznawalność marki, zapamiętanie marki przez  odbiorców. Często jest tak, że organizatorzy wolą wyrobić markę danego eventu i sami zostać w delikatnym ukryciu, jednak w dalszym ciągu zachowują spójną wizualizacje graficzną, która jest kojarzona przez odbiorców eventu z danym wydarzeniem.

Jaka powinna być eventowa grafika?

Grafika tworzona na potrzeby eventu powinna być przede wszystkim spójna z charakterem eventu i z marką, przejrzysta i jasna dla odbiorcy. Powinna być przygotowana w dobrej jakości, by nasze materiały były czytelne. Wyznaję zasadę „im mniej, tym lepiej” – nie wrzucajmy na grafikę zbyt wielu informacji tekstowych, skupmy się na dobrym przekazie po przez obraz. Zbyt duża ilość tekstu może sprawić wrażenie ciężkiej i mało przyjemnej dla oka grafiki, którą większość z Was pominie. Dziś nasz odbiorca nie chce czytać, chce zobaczyć coś wyjątkowego, coś co go przyciągnie, a po większą ilość informacji sięgnie sam, po wcześniejszym zainteresowaniu się tematem, który przedstawia wizualizacja. Kolejną ważną rzeczą jest to, by nasze grafiki pod dany event robił jeden grafik, który od początku do końca zna ideę wydarzenia i ma już w głowie ustalony zarys grafik – wspólny z pomysłem event managera. Bywa tak, że gdy zmieniamy grafika możemy otrzymać inne grafiki niż wcześniejsze. Inne znaczy niespójne z poprzednimi, wcześniej wykonanymi. Zachowanie stylu i spójności jest bardzo ważne dla organizatora i danego eventu. Oczywiście możemy zrobić również mnóstwo grafik odbiegających od głównych grafik, one też się przydadzą i wprowadzą trochę żartu w życie eventu, jednak nie do każdego wydarzenia pasują żartobliwe grafiki, odbiegające od całości. Przede wszystkim tego typu grafiki, nie będą nam służyły do promocji czy ekspozycji.

Każdy event potrzebuje oprawy graficznej zarówno od strony promocyjnej jak i materiałów potrzebnych na imprezie. Poniżej krótka lista potrzebnych grafik. Oczywiście nie każde wydarzenie potrzebuje wszystkich tych materiałów, jednak ułatwi ona w planowaniu grafik i materiałów graficznych pod konkretny event.

Oto jak przedstawia się lista potrzebnych grafik.

  1. Materiały drukowane:
  1. Materiały sieciowe:
  1. Materiały ekspozycyjne:

Lista tych grafik może być dłuższa, wszystko zależy od tego czego potrzebujemy i co chcemy zrobić. Jednak zanim przystąpimy do realizacji grafik, spiszmy to, czego potrzebujemy, ustalmy co będzie drukowane a co nie i zacznijmy pracę z grafikiem.  To w jaki sposób przygotować grafiki i jak dobrać drukarnię do współpracy zostawię Radkowi, który ma z tym styczność na co dzień.

Oprawa graficzna eventu jest jednym z najbardziej złożonych procesów twórczych w pracy grafików. Projekt wymaga wykazania się wielozadaniowością oraz umiejętnością pracy z briefem i świetnej komunikacji z klientem. Bezpiecznie jest rozpocząć pracę już kilka tygodni przed samym wydarzeniem, w przeciwnym wypadku czeka nas wiele wpadek i stresu. Uwierz mi, sam przeżyłem kilka takich zdarzeń. Do wymienionych przez Ilonę materiałów drukowanych, sieciowych i ekspozycyjnych dodam również inne elementy, które mogą wpływać na estetykę naszego miejsca spotkań z klientami:

  1. Konstrukcje stoiska:
    • Rodzaj podłoża/podłogi
    • Wielkość stoiska
    • Ilość ścian działowych
    • Przygotowanie zaplecza
    • Lady, stoliki, krzesła, sofy
    • Oświetlenie
  2. Asortyment:
    • Produkty
    • Gadżety
    • Zestawy nagród
  3. Narzędzia:
    • Wykorzystywane na stoisku laptopy, tablety
    • Projektory obrazu i telewizory
    • Sprzęt fotograficzny i video
    • Ekspres do kawy i zastawa/catering
  4. Kapitał ludzki:
    • Ilość osób na stoisku
    • Ubiór pracowników
    • Rozmieszczenie pracowników

Poznaj wydarzenie i jego uczestników
Zanim jeszcze zasiądziesz do otrzymanego briefu, zapoznaj się charakterem wydarzenia. Wykonanie reaserchu może wydawać się czynnością na wyrost, ale gdy zdobędziesz wiedzę o evencie będzie Ci łatwiej komunikować się ze zleceniodawcą. Możliwe również, że na poziomie konsultacji zaproponujesz trafniejsze rozwiązania. Przyjęcie ich przez klienta zwiększy Twoją pozycję w jego oczach. W bardziej optymistycznym scenariuszu, jeśli zaproponujesz dodatkowe zadania, to uzyskasz wyższe honorarium.

Zajmie Ci to mało czasu. Sprawdź wcześniejsze edycje wydarzenia, jeśli jest to nowość, to zobacz, jak wyglądały podobne imprezy z branży. W sieci znajdziesz fotorelację, clipy video oraz opinie uczestników. Prześledź materiały w celu oceny stoisk wystawców. Zanotuj co byś zmienił, czego zabrakło, czego było za dużo, a co całkowicie było zbyteczne i psuło estetykę. Zachowaj zdjęcia ciekawych projektów. Pamiętaj jednak, że najważniejsi są ludzie. To właśnie od nich zależy sukces Twojego klienta. Zbadaj target uczestników wydarzenia. Oszacuj ich cel, z jakim się zjawili w tym miejscu, wiek, zainteresowania oraz prognozuj otoczenie, w jakim będą dobrze się czuli (np. hipstera zauroczy minimalistycznym wystrój z elementami retro, gamera stoisko z postaciami z najpopularniejszych gier, kulturystę wysportowane hostessy).

Konsultuj brief
Wielozadaniowość projektu wymaga ścisłej konsultacji briefu. Klient i event manager jest pokaźnym źródłem wiedzy, więc zadawaj pytania i ustalaj szczegóły. Jeśli masz w głowie inną koncepcję, przedstaw ją już przy pierwszych spotkaniach. Wdrożenie jej będzie łatwiejsze, gdy zostanie uwzględniona na etapie planowania. Dowiedź się, jakie klient ma priorytety i co jest dla niego najistotniejsze. Jakie uczucia powinny towarzyszyć odwiedzającym stoisko. Celem może być wywarcie wrażenia, stworzenie miejsca do nawiązania dialogów lub by goście poczuli się komfortowo i przytulnie jak w domu.
Warto jest ustalić, jakie zasoby obecnie posiada zleceniodawca. Poproś o wgląd do opracowanych już ulotek, katalogów, broszur, kart zamówień, wizytówek, rollupów i standów itp. Jest to ważne, ponieważ chcesz przygotować jednolitą identyfikację wizualną. Wyobraź sobie, że Twój projekt jest świetnie dopracowany, symulacja stoika robi wrażenie, ale niestety nie jest spójna z materiałami posiadanymi przez klienta. Zainwestował on już w 4 ścianki ekspozycyjne, za każdą z nich zapłacił ok. 2 500 zł netto (średnia cena ścianek textyliowych o szerokości 3m), uiścił również opłaty w wysokości 4 000 zł netto za wykorzystanie dodatkowej powierzchni. Utrzymanie jednorodnego looku uzyska, jeśli zrezygnuje z wystawienia ścianek (utrata 14 000 zł) lub każe Ci wykonać nowy projekt. Zgadnij co klient wybierze i kto będzie musiał wykonać całą pracę na nowo.
W trakcie spotkań poproś też o dostęp do produktów i ich opakowań. Mogą stanowić one świetną inspiracje przy kreowaniu szaty graficznej. Umożliwią również określenie jej szczegółowości. Jeśli prezentowane na stoiku produkty są bardzo złożone i posiadają wiele widocznych detali zaleca się przygotowanie minimalistycznego stoiska, tak by nie było na nim zbyt pstrokato i by goście nie czuli się jakby weszli do składziku czy magazynku.
Ustal również realne ramy czasowe na każdy etap prac. Oddzielne deadliny na ulotki, plakaty, banery, grafiki ścianek, prezentacje multimedialną itd.

Pozyskaj kontakty do podwykonawców
Pomocne przy realizacji zlecenia jest poznanie podwykonawców. Skróci to znacznie czas komunikacji i usprawni przepływ informacji. Wystarczy, że klient czy event manager poda Ci nazwę firmy, adres strony czy nr telefonu. Czemu jest to znaczące? Twój klient nie musi wiedzieć, ile milimetrów spadu należy zastosować do plików, czy ma to być CMYK i czy drukarnia przyjmuje pliki w AI, czy tylko PDF. Pytaj go o rzeczy, na które jest w stanie udzielić informacje, a nie takie, które będzie musiał zapisywać i ustalać później. Uzyskanie ich bezpośrednio od kooperanta zmniejszy prawdopodobieństwo błędu wynikającego z dezinformacji. Skróci również czas komunikacji, więc będziesz miał go więcej na sam projekt.
Komunikacja z podwykonawcami pozwoli Ci również ustalić niezbędny dla nich czas na wykonanie prac. W sytuacji, gdy ich przebieg realizacji zlecenia jest czasochłonny, to wykonaj je priorytetowo. Cały tok przygotowań musi przebiegać płynnie u każdego zleceniobiorcy.

Przedstawiłem Ci moje trzy fundamentalne działania, bez których obecnie nie przystępuje do realizacji projektów eventowych. Uniwersalizm tych wskazówek umożliwia stosowanie ich nie tylko przez grafików, a również przez wystawców.

Podsumowując:

  1. Określ charakter wydarzenia i dowiedz się jak najwięcej o jego uczestnikach.
  2. Opracuj szczegółowy brief.
  3. Doprowadź do komunikacji między klientem/ event managerem, projektantem graficznym i podwykonawcą.

Radek, wielkie dzięki za wspólny wpis – dla mnie to nowe doświadczenie. Wszystkich Was zapraszam do zaglądania na blog Radka – sporo cennej graficznej i nie tylko wiedzy.