17 kwietnia, 2016 . Ilona Kozłowska

Nie od dziś wiadomo, że bez reklamy organizator wydarzenia nie zdziała zbyt wiele. Możliwości reklamowe są dziś tak duże, że każdy znajdzie odpowiedni kanał promocji swojego wydarzenia. Jednak musisz pamiętać, że Twój odbiorca posiada reklamową znieczulicę i np. banery na stronach internetowych nie przynoszą już pożądanego efektu. Wyobraź sobie, że zrobiłeś najlepsze w swojej karierze wydarzenie, jesteś już blisko godziny zero i …. na Twoje wydarzenie nie przyszedł nikt, prócz obsługi eventowej i cateringowej. Czego zabrakło? Co poszło nie tak?
Bez względu na to, jaki charakter ma Twoje wydarzenie i do jakiej grupy jest skierowany, promocja musi zostać zaplanowana! Bez tego nie bierz się za organizację eventów, bo będziesz na nim sam! Żeby Twoje wydarzenie odniosło sukces, to poza profesjonalną organizacją, niezbędna jest również dobra promocja, najlepiej taka, która angażuje potencjalnych uczestników. Kanałów promocji jest wiele, pamiętaj jednak żeby dobrać odpowiedni dla Twojej grupy docelowej sposób komunikowania o evencie. Poniżej kilka sposobów na promocję wydarzenia.

1. Landing Page / strona internetowa wydarzenia

Z pozoru rzecz oczywista, jednak nie każdy wie, że warto go zrobić. Specjalnie dedykowana strona dla wydarzenia, która zawiera wszelkie informacje potrzebne uczestnikom, by zapisać się na event. Strona ma za zadanie przyciągnąć ludzi, zebrać leady, a także promować i informować. To właśnie na landing page wszelkie formy reklamy powinny kierować ruch. Nie zapominaj o tym, przy planowaniu eventu! Oczywiście nie każdy event tego wymaga – w przypadku wewnętrznego eventu firmowego tworzenie landing page nie ma uzasadnienia – chyba, że dana firma organizuje wydarzenie dla swoich klientów – wtedy jak najbardziej landing page jest wskazany.

2. Patronat medialny/partnerzy

Biorąc się za promocję swojego wydarzenia dobierz odpowiednią grupę patronów medialnych. Prześledź dokładnie ich profile społecznościowe, sprawdź ilu mają czytelników i followersów. Przeanalizuj korzyści płynące z obustronnej współpracy. Pamiętaj, że patronat medialny jest Tobie potrzebny, nie zawsze dasz sobie radę z promocją bez niego. Wspólnie zaplanujcie najdogodniejszą formę współpracy – możliwości jest sporo!

3. Mailing czy Newsletter

Co lepsze? Mailing dedykowany czy informacja w newsletterze? Pamiętaj, że mailingi są w dużej mierze odbierane jako spam, natomiast newslettery zawierają ważne informacje i dobrze przygotowany newsletter ma szansę na sukces. Zanim zaplanujesz takie działania, zastanów się jak najlepiej to rozegrać. Jeśli regularnie wysyłasz newsletter do swoich subskrybentów pozostań przy nim. Nie kombinuj zbyt dużo, bo może się to obrócić przeciwko Tobie i Twojemu wydarzeniu.

4. Social Media

Puść wodze fantazji i dotrzyj ze swoim wydarzeniem w każdy zakamarek portali społecznościwcych. Spore pole do promocji, influencerzy, zaangażowanie fanów, konkursy, dyskusje – to właśnie tutaj mamy okazje pokazać, co czeka uczestników na imprezie i jak wyglądała poprzednia edycja. Social media to odpowiednie miejsce do komunikacji i rozmowy o wydarzeniu. Dajemy poczucie współtworzenia wydarzenia swoim odbiorcom. Pokazujemy im jak od kuchni tworzymy event, jakie niespodzianki dla nich mamy, a przede wszystkim mamy okazję pokazać osoby, które organizują dany event. Social media to także odpowiednie miejsce by szerzej pokazać gwiazdy eventu i najważniejsze punkty programu. Jeśli zabraknie Twojego wydarzenia w social media to cała reszta kanałów promujących nie będzie aż tak skuteczna. Uczestnicy lubią być zaangażowani, lubią emocje, które towarzysza każdej imprezie.

5. Video promujące

Masz filmik promujący z poprzedniej edycji? Nie chowaj go! Pochwal się nim! Ludzie chętnie oglądają video i przemawia ono do nich coraz mocniej. Co w przypadku, gdy Twoje wydarzenie ma pierwszą edycję i nie ma filmiku, który pomoże przy promocji kolejnej edycji? Wymyślasz scenariusz, angażujesz do nakręcenia filmiku osoby, które wystąpią podczas eventu oraz organizatorów! Sposobów jest mnóstwo, wykorzystaj potencjał video! To od Twojego pomysłu zależy sukces video promującego.

6. Aplikacje mobilne

Świat mobile rozwija się coraz mocniej, większość z nas nie odkłada swojego telefonu ani na chwilę. Na rynku aplikacji mobilnych, istnieje sporo aplikacji dedykowanych branży eventowej. Zobacz, która z nich da Tobie najwięcej korzyści i dodaj tam swoje wydarzenie i koniecznie poinformuj swoich uczestników o tym! Powiedź im, jakie korzyści płyną z korzystania z aplikacji! A może bardziej przydatna dla Ciebie będzie własna aplikacja? Może to będzie klucz do sukcesu?

7. Prasa, telewizja czy radio?

Reklama w prasie już nie przynosi tak wielkich korzyści jak kiedyś, ale artykuł ekspercki z nawiązaniem do wydarzenia, czy tez opis wydarzenia w prasie ma już większe szanse. Jeśli dysponujesz sporym budżetem możesz zastanowić się nad reklamą w telewizji, jednak tu musisz współpracować z największymi stacjami telewizyjnymi. Warto pomyśleć też o reklamie radiowej. Stacje radiowe chętnie wchodzą we współpracę, jeśli stają się patronem medialnym wydarzenia.
Jak widzisz sposobów na komunikowanie o Twoim wydarzeniu jest sporo. To, jaki sposób promocji wybierzesz zależy tylko od Ciebie i Twojego budżetu. Warto też wykorzystać opinie uczestników z poprzednich edycji. Nawet, jeśli masz w głowie pomysł, który na pierwszy rzut oka wydaje się nieodpowiedni – nie zastanawiaj się – zrób burze mózgów i działaj! Twoim celem jest przyciągnięcie ludzi i o tym musisz pamiętać! Jeśli brakuje Tobie inspiracji do promocji Twojego wydarzenia, przeszukaj internet i zobacz jak inni promują się w mediach i jakie korzyści osiągają.