6 marca, 2016 . Ilona Kozłowska

Każdemu z nas event kojarzy się z zabawą. I dobrze, bo jest to dobre skojarzenie. Jednak ta zabawa nie dla każdego jest taka sama. Otóż uczestnicy przychodząc na event mogą martwić się jedynie tym, w co się ubrać, jakie atrakcje na nich czekają i czy poznają ciekawych ludzi. Organizator ma tych „zmartwień” więcej. Zanim zacznie się „bawić” musi zmierzyć się z czymś, czego tak prawdę mówiąc nie lubi nikt z nas –papierkowa robótka.
Jasną sprawą jest, że każdy event wymaga innych dokumentów i pozwoleń, dlatego warto wiedzieć, jakie dokumenty należy wcześniej przygotować organizując wydarzenie. Ktoś może pomyśleć „No dobra, przecież w Google jest wszystko” i tu ma rację, jednak czasem ogrom informacji, który otrzymujemy przytłacza nas i szybko rezygnujemy z przeglądania strony dalej.

Na początek kilka aktów prawnych, które są niezbędne dla event managera. Nie będę przytaczać ich wszystkich z uwagi na to, że możecie je sprawdzić tutaj:

Rozdział 8 Ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych

Rozdział 5 Ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych

Obowiązki organizatora imprez

Odpowiedzialność cywilna organizatorów imprez

Warto zapoznać się z powyższymi ustawami, by w przyszłości uniknąć mało przyjemnych sytuacji. Organizacja imprezy nie polega tylko na zarezerwowaniu sali i zagwarantowaniu alkoholu gościom, to zdecydowanie więcej, a organizator ponosi odpowiedzialność za wszystko i wszystkich. A skoro jesteśmy przy alkoholu, to warto sprawdzić czy miejsce, które wybraliśmy na organizację imprezy posiada koncesję na sprzedaż alkoholu i jakiego alkoholu.

Jeśli nie posiada, to należy je zorganizować odpowiednio wcześniej, a nie na 3 dni przed imprezą. Wszelkie dokumenty, pozwolenia, plany budynków musimy mieć dużo wcześniej. Organizacja wszystkich potrzebnych dokumentów wymaga czasu, więc warto zaplanować to wcześniej, by spokojnie w późniejszym terminie realizować punkty wydarzenia, planować scenariusz i rezerwować artystów, atrakcje i inne.

Współpraca z podwykonawcami też nie powinna odbywać się bez dokumentacji. Potrzebna jest umowa, atesty na sprzęty, które potwierdzają bezpieczeństwo urządzeń. Nie warto ich pomijać, te wszystkie dokumenty mają na calu zabezpieczenie organizatora jak i uczestników imprezy.

Skoro przebrnęliśmy już przez ustawy to skupmy się na zezwoleniach, które musimy posiadać organizując imprezę masową. Jest ich sporo także nie przeraźcie się długą listą.

Najważniejszą rzeczą jest wniosek o wydanie zezwolenia na organizację imprezy masowej, który należy złożyć na 30 dni przed planowaną datą wydarzenia, co powinien zawierać?

1. Rodzaj imprezy masowej – np. kulturalno-rozrywkowa.
2. Nazwa imprezy masowej – np. koncert.
3. Miejsce przeprowadzenia imprezy.
4. Czas rozpoczęcia i zakończenia wydarzenia.
5. Maksymalna liczba osób podczas imprezy.
6. Dane kierownika ds. bezpieczeństwa.
7. Liczba członków służby porządkowej i informacyjnej.
8. Informacja o urządzeniach rejestrujących dźwięk i obraz.
9. Orzeczenie o imprezie masowej podwyższonego ryzyka.
10. Załączniki:
– graficzny plan obiektu/terenu, na którym ma być przeprowadzona impreza wraz z jego opisem;
– program i regulamin imprezy oraz informacje o sposobie jego udostępnienia;
– regulamin obiektu plus informacje o sposobie jego udostępnienia;
– pisemna instrukcja dla służb porządkowych i informacyjnych;
– warunki łączności pomiędzy podmiotami zabezpieczenia imprezy masowej;
– informacja o liczbie miejsc dla publiczności, przewidywanych zagrożeniach dla porządku, liczbie, organizacji, oznakowaniu i wyposażeniu służb porządkowych i informacyjnych;
– opinia: policji, straży pożarnej, pogotowia ratunkowego, sanepidu;
– powiadomienia: straży granicznej, żandarmerii wojskowej – jeśli dotyczy;
– zgoda Dyrekcji Lasów Państwowych, Parku lub Rezerwatu – jeśli dotyczy;
– informacja o powiadomieniu straży granicznej i/lub żandarmerii wojskowej;
– zgoda właściciela obiektu/terenu;
– polisa OC organizatora, ubezpieczenie uczestników;
– opinie lub ekspertyzy, których zażąda organ wydający pozwolenie na organizację imprezy masowej.

Wniosek o wydanie zezwolenia na imprezę masową należy złożyć do Wójta, Burmistrza lub Prezydenta Miasta, w którym ma odbyć się wydarzenie.

Jak łatwo się domyślić 3 dni nie starczą na zorganizowanie wszystkich tych dokumentów. Wiele razy wspominałam, że istnieje wiele form wydarzeń i oczywiście, nie wszystkie te pozwolenia będą potrzebne. Jednak warto mieć świadomość co nas czeka.

Dla organizacji imprez firmowych tych dokumentów jest zdecydowanie mniej. Tutaj potrzebujemy plan obiektu/terenu, ubezpieczenie OC organizatora, ubezpieczenie uczestników, służby ratunkowe, straż pożarna, ochrona. Dobrze posiadać również pozwolenie właściciela obiektu oraz wszelkie umowy z podwykonawcami i innymi pomiotami, z którymi współpracujemy.

To jest właśnie ta mniej przyjemna praca event managera, ale nie warto się zrażać, jeśli przebrniemy przez wszystkie dokumentacje, każda kolejna impreza będzie dla nas łatwiejsza, my nabędziemy większe doświadczenie i wprawę w organizacji papierkowej robótki. Warto w swoim sekretnym segregatorze posiadać kilka kopii zezwoleń, by ułatwić sobie pracę na przyszłość.

I jeszcze jedna ważna rzecz. Jeśli Twój klient na własna rękę organizuje pogotowie ratunkowe czy ochronę, to pamiętaj by wymagać od niego odpowiednich dokumentów, w szczególności licencji ochroniarskiej, jeśli zatrudniamy ochronę zewnętrzną.

To tyle. Miło, że wytrwaliście.