14 lutego, 2016 . Ilona Kozłowska

Pamiętasz, kiedy ostatni raz doświadczyłeś sytuacji kryzysowej? Z mniejszymi kryzysami spotykamy się, na co dzień, jednak i te większe kryzysy nas nie omijają. Jeśli jesteś event managerem to doskonale znasz uczucie, kiedy coś nie idzie po Twoje myśli i scenariusz imprezy nagle ulega zmianie. Są sytuacje do opanowania, które przynoszą mniejsze straty i odrobinę stresu, ale są też takie, które mogą zakończyć się sprawą w sądzie czy szpitalem. Brzmi groźnie?

Sytuacje mniej krytyczne związane są np., z opóźnieniem transportu, nieobecnością pracownika, przesunięciem czasowym, czasem nawet i pogoda nie stanowi wielkiego zagrożenia. Te wszystkie sytuacje są do opanowania. Jeśli event manager zareaguje odpowiednio szybko, nikt się nie zorientuje, że wystąpił jakiś problem. Są jednak sytuacje, które nieco mocniej wpływają na przebieg imprezy. Wyobraź sobie, że masz dopięty plan imprezy. Budzisz się rano, jedziesz na miejsce eventu i nagle dzwoni telefon. Odbierasz i słyszysz głos managera artysty „Dzień dobry. Przykro mi, ale Pan/Pani X nie dotrze na imprezę z uwagi na stan zdrowia.” No cóż, każdy ma prawo zachorować. Co wtedy robisz? Panika i nerwy nie będą dobrym doradcą. Szukaj zastępstwa i koniecznie poinformuj swojego klienta o danej sytuacji. Istnieje spore prawdopodobieństwo, że znajdziesz innego artystę, który uratuje imprezę. Może niekoniecznie tego samego formatu, ale impreza dojdzie so skutku, a Ty będziesz miał czyste sumienie.

Nadal jednak pozostaje pytanie, kto powinien ponieść konsekwencje? Organizator? Manager gwiazdy? Otóż wtedy zajrzyjcie do umowy, którą podpisaliście, tam znajdziecie odpowiedź. To jak skonstruujecie umowę zależy od was. Nawet, jeśli współpracujecie już z danym wykonawcą, czy artystą długi czas, to warto podpisywać umowy. Możemy się lubić i sobie ufać, ale w sytuacjach kryzysowych, każdy będzie się bronił i udowadniał, że nie jest winny zdarzeniu.

No dobrze, ale w dalszym ciągu nie są to wielkie i mrożące krew w żyłach kryzysy.

Event manager narażony jest także na takie sytuacje kryzysowe, jak zawalenie się sceny, dachu hali, śmierć uczestnika. Tego typu sytuacje kończą event niemal natychmiast. Wyobrażacie sobie stres, jaki rośne u organizatorów? W takim momencie trzeba zachować zimną krew. Emocje odłożyć na bok, a przede wszystkim myśleć trzeźwo i reagować. Taki kryzys nie umknie nikomu, media ogłoszą to w wiadomościach, a świat social media wykorzysta to bardzo dobrze. Jednak nie będzie to pozytywny skutek dla agencji organizującej wydarzenie.

Zawalenie się sceny przez warunki atmosferyczne nie będzie winą organizatora w 100%. Jednak pogodę można przewidzieć, a podwykonawcę sprawdzić. Kto w takich wypadkach zawinił? Pierwsza myśl, to podwykonawca, ale czy na pewno? Znów pojawia się kwestia umowy i odpowiednich dokumentów. Zanim zacznie się szukanie winy, należy sprawdzić wszystkie dokumenty, a przed rozpoczęciem szykowania imprezy należy zadbać, aby spełniać wszystkie wymogi i posiadać wszelkie dokumenty, zabezpieczenia oraz zezwolenia dla organizację imprezy.

Agencje ubezpieczeniowe posiadają wszelkiego typu ubezpieczenia, które event manager powinien mieć w razie wypadku. Uczestnicy imprezy powinni być ubezpieczeni, a sprzęt techniczny sprawny i posiadający odpowiednie dokumenty. Zezwolenia na organizację imprezy powinno się już załatwiać dużo wcześniej. Niestety papirologia długo trwa. Plany budynku, obiektu, drogi ewakuacyjne to wszystko powinno znajdować się w dokumentacji danego eventu. Oczywiście inne dokumenty będą potrzebne przy organizacji imprez masowych komercyjnych, a inne przy organizacji imprezy firmowej, na której znajdują się tylko pracownicy dane firmy. Szerzej o dokumentach i przepisach w następnym artykule.