28 maja, 2015 . Ilona Kozłowska

Każdy z nas lubi uczestniczyć w konferencjach. Poznaje się tam mnóstwo ludzi, można nawiązać kontakty biznesowe lub towarzyskie. Konferencje mają dużo zalet. Poszerzają nasze horyzonty, porządkują wiedzę lub najzwyczajniej na świecie inspirują do dalszych działań. Jednak zdarzają się konferencje nieprzemyślane, z wpadkami i pewnymi niedociągnięciami. Z takich konferencji wychodzimy zniesmaczeni i nie mamy zamiaru wziąć udziału w kolejnej edycji lub w kolejnej konferencji danego organizatora.

Organizacja konferencji, to nie do końca taka prosta sprawa. Nie wystarczy wymyśleć tematu przewodniego i puścić informację w świat. Na to, by konferencja była bardzo dobrze zorganizowana wpływa wiele czynników. Postaram się przybliżyć Wam ten proces, a także polecić kilka elementów promocyjnych.

Zanim zaczniemy organizować konferencję, usiądźmy i stwórzmy brief. Co powinien zawierać brief? Z pewnością zarys tematyczny, grupę docelową, planowany budżet, opcje promocji wydarzenia, catering, miejsce, przewidywana liczbę uczestników, koszt biletu, materiały konferencyjne, sponsorzy, partnerzy, wystawcy.

No to startujemy …

Etap 1 Temat przewodni, zarys programu i grupa docelowa.

W tym etapie, należy dobrze przemyśleć temat przewodni konferencji. Musi on być interesujący już na pierwszy rzut oka. Kolejny punkt tego etapu, to tematy bloków konferencji oraz zastanowienie się na prelegentami, czyli specjalistami w swoim fachu. Najlepiej, żeby były to znane i cenione osoby w branży. Nie można zapomnieć o prowadzącym całe wydarzenie. Najlepiej, żeby był to gość niespodzianka. Jeśli mamy już to określone, musimy sprecyzować grupę docelową.

Etap 2 Gdzie, kiedy, ile i dla kogo?

Zanim wybierzemy miejsce, określmy maksymalną ilość uczestników. Będzie nam łatwiej dobrać odpowiedni obiekt konferencyjny. Na co powinniśmy zwrócić uwagę? Na lokalizację obiektu. Dojazd do niego nie powinien sprawiać nikomu problemu. Parking to podstawa – musi być! Wstępna weryfikacja zrobiona, ilość uczestników określona. Kolejnym krokiem w tym etapie będzie wybór daty wydarzenia. Powinniśmy ustalić sobie miesiąc, a następnie sprawdzić, jakie konferencje odbywają się w danym miesiącu i w jakich miastach. Jeśli nasz termin zbiega się z innymi branżowymi konferencjami, warto wybrać inny. Pamiętajcie, że Wasza konferencja nie musi odbywać się w mieście, w którym mieszkacie i pracujecie.

Etap 3 Techniczna strona konferencji.

Żeby nie dać plamy sprawdźmy, jakie możliwości techniczne posiada obiekt. Jeśli czegoś będzie brakować, to musimy wypożyczyć sprzęt od zewnętrznej firmy. O jakie elementy należy zadbać? Rzutnik, ekran, mikrofony, odpowiednie nagłośnienie, stół dla prelegentów, krzesła dla uczestników i prelegentów, monitor podłogowy lub laptop, kable niezbędne do podłączenia urządzeń. Sprzęt należy sprawdzić.

Etap 4 Coś zjeść musimy …

Konferencje zazwyczaj trwają 8 godzin. Warto poprosić o ofertę cateringu i wspólnie z osobą odpowiedzialna za catering dobrać menu. Powinniśmy zapewnić przynajmniej 2 przerwy kawowe z przekąską wytrawną i słodką. Koniecznie w połowie konferencji musi być przynajmniej godzinna przerwa na lunch. Pamiętajmy, by nasi goście nie musieli długo czekać na otrzymanie lunchu. Jeśli przewidujemy 100 i więcej osób stwórzmy minimum dwa stanowiska z daniami ciepłymi.

Etap 6 A co z zapisami?

Najlepiej stworzyć stronę dedykowaną, umieścić na niej wszelkie informacje o konferencji oraz zakładkę zapisy. Zapisy najlepiej zrobić w formie formularza. Zapisuje dane automatycznie i bezproblemowo.

Etap 7 Materiały konferencyjne, kiedy i jak wręczamy?

Warto zabezpieczyć dla naszych uczestników materiały konferencyjne. Często są to notatniki, długopisy, broszury partnerów, program konferencji i identyfikatory dla uczestników. Rozdanie materiałów konferencyjnych musi pójść sprawnie. W zależności od ilości osób, możemy rozłożyć teczki konferencyjne na krzesłach uczestników lub wydawać je podczas rejestracji uczestników.

Etap 8 Pozyskaj partnerów, sponsorów i patronat medialny.

Warto odezwać się do kilku naszych partnerów i zaproponować współpracę. Częstym sposobem na wzajemną promocję są wymiany barterowe oraz możliwość wystawienia się z produktami naszych partnerów i sponsorów. Warto skupić się też na dobrej współpracy z patronem medialnym. Zawsze artykuł czy reklama wspomoże promocję wydarzenia.

Etap 9 Czas na promocję!

Skoro mamy już wszystko gotowe, warto to wypromować! Nie zabieramy się za promocję rok wcześniej, ale przynajmniej 3-4 miesiące przed konferencją. Najlepszymi metodami na promocję są wszelkie reklamy i posty na portalach społecznościowych, wysłanie malingów z landing page z informacjami o konferencji, reklamy w branżowych czasopismach. Dla naszych partnerów i kluczowych klientów warto wysłać zaproszenie na konferencję. Warto też nakręcić filmik promujący wydarzenie i udostępnić na portalach. No i rzecz bardzo przydatna – dedykowana strona internetowa, wspomagana adwordsami.

Etap 10 Pamiętajmy o sobie.

Ważnym elementem jest promocja własnej marki na konferencji. Materiały powinny być z logotypem konferencji lub z nazwą projektu lub logo firmowym. Na scenie powinny znajdować się nasze roll upy, a w miejscu konsumpcyjnym nasza ścianka lub roll upy. Jeśli konferencja organizowana jest przez firmę, to warto zrobić własne stoisko z obsługą. Promujmy siebie i swoją markę. Musimy być widoczni i zapamiętani.

Mam nadzieję, że chociaż w małym stopniu ten artykuł pomoże Wam w organizacji konferencji. Nie bójcie się ich robić! Wiele firm chętnie się zaangażuje w projekt i wspomoże, nawet, jeśli nie posiadacie wystarczającego budżetu.

  • Konkretnie. 🙂 Można by było się pokusić o taką checklistę do druku. To są podstawowe rzeczy, a wydaje mi się, że są one często, jakby to powiedzieć, olewane? 😀

    • Chodząc po wielu konferencjach widziałam pewne niedociągnięcia. Stąd ten artykuł.

      • Ostatnio mam dość konferencji, webinarów, itd… czuję, że traktuję to bardziej jako rozrywkę, aniżeli coś co mi w życiu/biznesie pomaga. Ale pewnie to się za jakiś czas znowu zmieni. Z tą wersją do druku nie żartowałem, myślę, że by się przydała. 🙂

        • Wiele konferencji jest ogólnych i tematy są powielane. Też zrobiłam sobie chwilową przerwę. Może jakieś czasopismo się zainteresuje i wydrukuje 😉