9 listopada, 2014 . Ilona Kozłowska

Zanim weźmiesz się za organizację imprezy zaplanuj ją! Pomyśl o kilku rzeczach. Stwórz w głowie plan, zobacz go oczami wyobraźni, spisz sobie najważniejsze elementy.

Często ludzie organizując imprezę totalnie nie wiedzą, czego oczekiwać i jak ma to wyglądać. Przez co eventowcy mają mały problem. Ciężko jest zaproponować coś, komuś, kto nie ma sprecyzowanych oczekiwań, ani pomysłu/wizji na imprezę.Dlatego też tutaj znajdziesz kilka podpowiedzi jak przygotować się na rozmowę z eventowcem, żeby współpraca poszła sprawnie. 3…2…1… start!

Okazja

Zastanówmy się, z jakiej okazji organizujemy imprezę. Jubileusz, impreza mająca na celu integrację, impreza z okazji rozdania nagród dla najlepszych pracowników, prezentacja nowego produktu, docenienie klientów czy ma to posłużyć jako marketing. Okazji jest wiele, dlatego warto ją sprecyzować jasno.

Charakter

Usiądźmy, weźmy kartkę, długopis albo jakieś mobile urządzenie, na którym zapiszemy poszczególne etapy i zastanówmy się nad charakterem imprezy. Jak ma wyglądać nasza impreza? Określmy sobie jej styl. Czy ma to być elegancki bankiet zasiadany, czy standing party. Może impreza przebierana? A może aktywnie wśród leśnych ścieżek? Kiedy w Naszych głowach zacznie tworzyć się obrazek będzie nam łatwiej skleić pozostałe elementy.

Termin

Często termin imprezy uzależniony jest od wolnego terminu miejsca, w którym chcemy zorganizować wydarzenie. Dobór terminu ma znaczenie. Trzeba wybrać taki miesiąc, by nie kolidował on ze świętami czy długimi weekendami. Wyjątkiem są spotkania wigilijne, wtedy grudzień staje się miesiącem pracy dla eventowców. Środek tygodnia to też nie najlepszy termin. Musi być on dopasowany pod każdy dział w firmie, wtedy uzyskamy odpowiednią i zadowalającą frekwencję.

Miejsce

Miejsce imprezy musi być dopasowane do charakteru wydarzenia. Raczej słabo wyglądałoby spotkanie integrujące pracowników w Operze. Nie ten styl, nie ten klimat. Natomiast, jeśli firma jest na tyle duża, że ma możliwość zrobienia tego u siebie to jeden problem z głowy! Miejsc jest sporo, trzeba wybrać odpowiednie. Dlatego warto ustalić sobie kilka kryteriów wyboru miejsca. Więcej na temat kryteriów  miejsc znajdziesz tutaj – „Jak znaleźć odpowiedni obiekt eventowy?”.

Lista gości

Ustalmy, dla kogo robimy imprezę. Czy mają być to nasi klienci, czy pracownicy, a może pracownicy z rodzinami? Spiszmy wszystkich uczestników imprezy. Ułatwi to wysyłanie zaproszeń, jeśli taka potrzeba zaistnieje. Lista gości to duża pomoc przy planowaniu stołów i miejsc siedzących. Warto wtedy zrobić tabliczki z listą osób siedzących przy danym stole i rozmieścić numerację na stolikach, a na tablo przed wejściem zawiesić informację o tym gdzie, kto ma swoje miejsce siedzące.

Program muzyczno-artystyczny

Każda impreza wymaga atrakcji. Muszą one wpasować się w klimat imprezy. To też warto dobrze przemyśleć, ponieważ nie każda atrakcja będzie się sprawdzała. Dmuchane zamknie nie sprawdzą się na imprezie wieczornej, a koncert jazzowy nie będzie odpowiedni na rodzinny piknik.

Catering

Coś ludzie muszą jeść! Warto poszukać dobrej firmy cateringowej i poprosić o ofertę. Dla mnie catering to najistotniejsza rzecz na imprezie. Bez jedzenia i picia to nie będzie wyglądało dobrze. Menu również jest dostosowane do charakteru wydarzenia. Dlatego też przed stworzeniem oferty, cateringowcy szczegółowo pytają o imprezę. Czas, miejsce, ilość osób to tylko przykładowe elementy, które są potrzebne do stworzenia oferty.

Techniczna strona imprezy

Jeśli ma to być impreza taneczna, trzeba zadbać o muzykę, nagłośnienie i odpowiednie oświetlenie (chyba, że impreza dzienna plenerowa, to oświetlenie nam odpada). Muzyka powinna zawsze towarzyszyć wydarzeniom. Rozluźnia i sprawia, że impreza staje się przyjemniejsza.

Budżet

Bardzo ważnym elementem jest ustalenie budżetu na imprezę. Jeśli nie można go skonkretyzować, to chociaż ustalcie widełki, w których należy się zmieścić. To znacznie ułatwi pracę oraz dobór większości elementów. Wiele firm nie podaje tej informacji i w mojej opinii robi spory błąd.

Kto to ogarnie? Szukamy speca od eventów!

Jeśli nie mamy w firmie osoby odpowiedzialnej za organizację imprez, warto skorzystać z agencji eventowych. Warto zaufać specjalistom. Przekazać im oczekiwania oraz wstępny brief. Eventowiec stworzy ofertę, o której się później rozmawia, wprowadza ewentualne zmiany. Eventowiec nie pominie niczego, zaplanuje wszystko od A do Z. Ufając specom, możemy spać spokojnie, a nasza impreza będzie na długo zapamiętana.