28 października, 2014 . Ilona Kozłowska

Jeśli jeszcze nie wiesz jak odbywa się przetarg i nie wiesz, co Cię czeka podejmując się startu, ten artykuł przybliży Tobie funkcjonowanie przetargów. Dowiesz się też, kto musi zrobić przetarg a kto nie. Znajdziesz informację o uczciwym i nieuczciwym przetargu, bo czasem też tak bywa.

Zanim weźmiesz się za tworzenie oferty przetargowej musisz wiedzieć, że przetarg to walka o klienta. Czasem lekka i łatwa, a czasem trudna i ciężka. Siadając do tworzenia oferty przetargowej musisz znać brief organizowanego wydarzenia! Co to jest brief opisałam w artykule „Jak zacząć i co, po czym występuje?”.

Masz przed sobą brief! To już duży plus. Przyjmijmy, że startujesz w przetargu na organizację szkolenia. Wydaje Ci się, że masz wszystkie informacje dotyczące wydarzenia. Znasz miejsce i czas, ilość gości, grupę docelową, nazwę firmy, ale czegoś jednak brakuje. Czego? BUDŻETU! Często firmy nie podają tego ważnego elementu. Firmy chcą DUŻO i TANIO, a do tego przydałaby się JAKOŚĆ! Zaraz, zaraz, jakość nie idzie w parze z tanio! I tu rodzi się mały problem. Jeśli dana firma nie chce zdradzić nawet widełek cenowych, to, eventowcy sami muszą jakoś sobie dopasować budżet. Tu mamy dwie drogi, albo idziemy full profeska i dajemy cenę, która z góry będzie skazana na porażkę, lub robimy to po kosztach, angażując mniej znanych trenerów. W artykule „Potrzeba organizacji eventów” opisałam krótko kilka elementów przetargu. Ofertę należy też dopasować pod odpowiednie kryteria, które są przedstawione przy rozpisaniu przetargu. Kryteria oceny są różne, ale żadna firma nie pominie kryterium ceny i to głównie ona decyduje o tym, kto zgarnie wygraną, czyli klienta.

Mamy gotową ofertę, zgodną z kryteriami i briefem. Decyzja zapadła! Wysyłamy ją do firmy i … no właśnie teraz dość długi czas oczekiwania na odpowiedź. Dlaczego? Firmy muszą przeanalizować wszystkie oferty, porównać je i wybrać najkorzystniejszą, czyli najtańszą. Nie oszukujmy się tak jest bardzo często. Wiele razy spotkałam się z powrotem z podkulonym ogonem firm, które wcześniej postawiły na cenę kosztem jakości. Wygląda to tak, ze po skończonej realizacji firmy są zawiedzione poziomem wykonania usługi. Przedstawienie oferty to jedno, na ofercie TANIO=JAKOŚĆ, a w rzeczywistości to tanio to prawdziwe tanio i tłumaczenia ze strony firmy eventowej, że ktoś się wycofał i trzeba było szukać zastępstwa. Bzdura! Firmy eventowe też wiedzą, co robią, by zyskać klienta. Dość już o tej cenie, taniości, jakości! Zastanawiasz się do ilu firmy eventowych firmy wysłały zapytanie? Zanim odpowiem na to pytanie, napiszę, jakie mamy przetargi.

Pierwszym rodzajem przetargu jest przetarg publiczny, czyli nieograniczony i to właśnie on zajmuje najwięcej czasu. Ogłaszany przetargu publiczny, dociera do wielu firm. Tutaj oferty składają tylko zainteresowani. Nikt nie wie, kto składa ofertę i ile ofert spłynie do firmy. Ekhm… teoretycznie nikt nie wie. Eventowcy się znają, firmy się znają, więc też dyskutują między sobą o tym. Przetarg nieograniczony najczęściej ogłaszają instytucje publiczne, rzadziej prywatne firmy.

Drugi rodzaj przetargu – dla mnie najbardziej uczciwy, to wysłanie kilku zapytań do agencji eventowych, czyli przetarg ograniczony. Najczęściej jest to 5 agencji. Firmy wybierają sobie wstępnie kilka firm eventowych, a później łatwiej im jest porównać oferty i wyłonić zwycięzcę.

Trzeci rodzaj to konkurs. Firmy ogłaszają konkurs i jego zasady a wykonawcy w zależności od tego czy są zainteresowane wysyłają swoje oferty. Tu też nie znamy ilości firm startujących w konkursie.

Istnieje wiele form przetargu, jednak przy organizacji wydarzeń te są stosowane najczęściej.

Przystępując do przetargu musimy liczyć się z tym, ze część przetargów jest tylko formalnością. Co to oznacza? Oznacza to, że wykonawca został wcześniej ustalony. Druga sprawa to nasza oferta i nasza praca. Zabezpieczmy się przed nieuczciwymi krokami i zastrzeżmy sobie prawo do oferty. Zdarzają się sytuacje, gdzie Ty się napracujesz i stworzysz świetną ofertę, a firma przekaże to komuś innemu, kto zrobi to taniej – najprostszy sposób na sprzedanie pomysłu. Rada ode mnie! Nie startujcie we wszystkich przetargach! Zanim się na to zdecydujecie zróbcie research na temat firmy i tego, kto może brać udział w ogłoszonym przetargu.

Oczywiście nie wszystkie przetargi są nieuczciwe! Czasem wygranie przetargu wiąże się z długotrwałą współpracą. Warto brać w tym udział, ale trzeba wyselekcjonować przetargi.