17 października, 2014 . Ilona Kozłowska

Jaką potrzebą biznesową kierują się firmy organizując event? Jak długo trwa przetarg oraz do ilu agencji wysłać zapytanie ofertowe? Jakie przyjąć kryterium wyboru odpowiedniej firmy eventowej? Na te pytania postaram się odpowiedzieć poniżej.

Organizując jakieś wydarzenie, spełniamy daną potrzebę firmy zlecającej organizację. Tych potrzeb może być mnóstwo, jednak najważniejszą z nich jest potrzeba wizerunkowa. Firmy pokazują tym, że dbają o swoich pracowników, potrafią docenić ich pracę, a także sprawiają, że w oczach klientów stają się przyjazną firmą. Jedne imprezy robi się z efektem wielkiego WOW, a inne organizowane są na mniejszą skalę i nie koniecznie posiadają efekt WOW. Dość istotnym elementem jest to, żeby zaplanować przynajmniej raz w roku dużą imprezę dla pracowników, klientów czy współpracowników. Ważne jest też to żeby celebrować jubileusze firmy, które powinny być imprezą wizytówką. Każda zaplanowana przez firmę impreza ma swój cel. Działy sprzedaży organizując wydarzenie wspierają tym działania handlowe. Głównie organizują one wyjazdy incentive dla dystrybutorów, klientów czy zewnętrznych sieci sprzedaży. Osoby odpowiedzialne za marketing w firmie planując wydarzenie biorą pod uwagę zaangażowanie klientów, akcje promocyjne czy społecznościowe. Natomiast, jeśli chodzi stricte o pracowników danej firmy, to tymi imprezami zajmują się działy HR lub działy administracyjne czy socjalne. Chociaż coraz częściej można zauważyć, że obowiązki organizacji imprezy przechodzą na dział zakupów o ile firmy taki posiadają.

W momencie pojawienia się potrzeby zorganizowania imprezy należy już rozpocząć poszukiwania odpowiedniej firmy, która kompleksowo zajmie się wszystkim. Od zeszłego roku firmy chcąc zrealizować imprezę zlecają ją od 1 do 3 miesięcy wcześniej – tak czas przyspieszył, życie mamy szybsze to i wymagania rosną! Dla niektórych 1 miesiąc to sporo czasu na realizację imprezy, a dla innych 3 miesiące to zbyt krótki okres na dopięcie wszystkiego na ostatni guzik. Można sobie zadać pytanie, dotyczące profesjonalizmu danej firmy. Otóż nie znajdziemy na to odpowiedzi, to ile czasu potrzebuje dana agencja na realizację projektu wynika z kalendarza imprez czy rangi imprezy. Pewnie, że znajdą się firmy, które w przeciągu miesiąca zorganizują duża imprezę, mimo napiętego kalendarza, ale czasem może się odbić to na jakości wydarzenia. No dobra, ale zanim firmy podejmą decyzję komu powierzą realizację imprezy, muszą zebrać kilka ofert od kilku agencji. Agencje otrzymują zapytanie ofertowe, w którym znajdują się założenia imprezy, cele oraz wymagania stawiane agencji eventowej. Przeważnie takie zapytanie trafia do maksymalnie 5 firm. Każda agencja ma tego świadomość, więc jeśli decyduje się na przygotowanie oferty, to musi rozpalić ogień, powołać wszystkie moce, aby oferta była tą najlepszą. Agencje i eventowcy pamiętajcie, że to my trafiamy na, shortlisty, które ułatwiają Naszym klientom współpracę i zapewniają wybór konkurencyjnej oferty. Jednak pamiętajmy, że najtrudniej utrzymać stałego klienta. O niego trzeba dbać, chuchać, dmuchać, pielęgnować i całować! Po co? Żeby nie wylecieć z tej listy. Firmy dość regularnie ją aktualizują i wprowadzają nowe agencje i podwykonawców, aby zachować konkurencyjność. Event menagerom nie wolno wypalić się zawodowo!!! My musimy mieć ciągle pomysły na oferty, na realizacje imprez na przyciąganie klientów! Musimy sprawić, żeby Nas rekomendowali!

Wracając do przetargu i rywalizacji o imprezę najczęściej firmy dają agencjom czas na przygotowanie oferty do tygodnia, a cały proces wyboru odpowiedniej firmy może potrwać do 4 tygodni. W tym czasie korpospece przeglądają, porównują, analizują otrzymane oferty. Ale zaraz zaraz, przecież wcześniej muszą mieć ustalone kryteria wyboru! Jak myślicie, co najczęściej jest na pierwszym miejscu kryteriów wyboru agencji? No, no jesteście blisko! Oczywiście CENA! Wśród kryteriów wyboru znajduje się jeszcze bezpieczeństwo, sprawna logistyka, kreatywność, wygoda, portfolio agencji, historia współpracy z daną korporacją lub z innymi. Wiele firm patrzy tylko na cenę, która często nie idzie w parze ani z jakością ani z bezpieczeństwem. Jeśli chodzi o kryterium ceny, to nie zawsze firmy wybierają najtańszą ofertę, ale wnikliwie analizują poszczególne elementy kosztorysu, zestawiają je wszystkie razem i patrzą, co będzie dla nich korzystniejsze. Szerzej o przetargach w branży eventowej w kolejnym artykule.