14 października, 2014 . Ilona Kozłowska

Wiele razy zastanawiasz się nad tym, co powinien zawierać idealny event? Głowisz się nad jego konstrukcją, ciągle dopracowujesz swój pomysł? Konsultujesz z kimś swoją wizję i mimo pozytywnego odbioru nadal masz ochotę coś zmienić? Jeśli na większość pytań odpowiedziałeś twierdząco to ten artykuł jest dla Ciebie.

Trafiło do Ciebie zapytanie o organizację imprezy i nie masz zielonego pojęcia, od czego zacząć, bo emocje wzięły górę? Zacznij od briefu! A no tak, co to jest brief i do czego służy? Brief to dokument opisujący pokrótce zlecenie, które musimy zrealizować. Zawierają się w nim podstawowe informacje wydarzenia. Pewnie spytacie, jakie to informacje. I to pytanie jest dobrym pytaniem. W briefie umieszczamy datę imprezy, miejsce, ilość gości, charakter imprezy, zakres godzinowy imprezy, dla kogo realizowany będzie event i wiek uczestników. Warto też spytać o budżet na organizację wydarzenia. Uwaga! Firmy nie chętnie chcą o tym mówić, oczekują naszej propozycji cenowej.

Oczywiście każdy indywidualnie może sobie dodawać ilość podstawowych informacji, jednak warto o wielu rzeczach porozmawiać na spotkaniu z klientem. Wtedy my zdolni eventowcy dopytujemy o szczegóły, proponujemy pewne rozwiązania, wychwytujemy cenne informacje, które Nasz klient nam przekazuje. Stajemy się łowcami informacji. Nie bójmy się pytać i proponować! Im więcej dowiemy się na spotkaniu tym lepiej dla nas i naszej oferty. Pamiętajmy, żeby być profesjonalistami w tym, co robimy, nawet, jeśli dopiero zaczynamy! Klient szybko wychwyci, kto zna się na rzeczy, a kto po prostu ściemnia i nawija makaron na uszy! Pamiętajmy, żeby podczas spotkania dokonać wizji lokalnej i porobić sobie kilka zdjęć oraz poprosić o plan pomieszczenia lub miejsca, w którym odbędzie się wydarzenie.

Kiedy mamy już uporządkowane informacje, dogadane szczegóły, a w głowie wielki tort czekoladowy przeplatający się z pustką. Stop! Jeśli masz pustkę w głowie to idź na spacer, bo nie stworzysz nic wartego uwagi! Ok. Budzimy się rano wypoczęci, otwieramy oczy i pierwsza myśl po przebudzeniu to … czas stworzyć scenariusz imprezy (o ile nie jest to poniedziałek). Poranna toaleta, szybkie śniadanie, korki w drodze do pracy, ach jeszcze facebook i w końcu jesteśmy w pracy. Siadamy wygodnie w Naszym ulubionym fotelu, odpalamy laptopa, Maca czy notebooka. Kto co ma i co woli. Przeglądamy nasze notatki ze spotkania i robimy wewnętrzną burze mózgu! Nie mózgów a mózgu! Wymyślamy sobie dwa warianty, bo coś zaproponować trzeba. No i znowu zabieramy się za notowanie. Spisujemy sobie nasze pomysły i elementy, które będą potrzebne do realizacji imprezy. Pamiętajmy o elementach stałych takich jak: wyposażenie w meble eventowe, (jeśli ich nie ma), nagłośnienie, oświetlenie, (jeśli potrzeba), catering, namiot, (jeśli plener), dekoracje, obsługa, występ artystyczny, muzyka, animatorzy, konkretne animacje, barmani, pokazy, sprzęt potrzebny do przeprowadzenia konkurencji, zaproszenia, fotograf, pozwolenia, czyli tak zwana dokumentacja eventowa, gadżety. Hm.. chyba wszystko wymieniłam, a przynajmniej te najbardziej podstawowe rzeczy. Jeśli to wszystko już mamy i łączy się to z naszą wizją imprezy. To przechodzimy do kolejnego etapu! Tworzymy spójny scenariusz imprezy, harmonogram wydarzenia, dobieramy sobie odpowiednich podwykonawców, wykonawców. Mamy to? Mamy! Teraz kosztorys. Tworzymy sobie tabelkę w excelu i wypisujemy wszystkie elementy imprezy, a obok ich cenę. Szczegółowo chyba nie musze opisywać kosztorysu? Każda firma eventowa i każdy eventowiec ma podobny kosztorys, to nie jest nic trudnego. Jeśli masz już stałą współpracę z podwykonawcami i artystami to ceny nie będą stanowiły dla Ciebie problemu. Jeśli jednak dopiero nawiązujesz współpracę, musisz trochę ponegocjować, by uzyskać atrakcyjne ceny. Atrakcyjna cena to połowa sukcesu!

Dobra. Scenariusz jest. Dwie propozycje są. Kosztorys też. No to, co? Jeśli nie jest się nadal pewnym swoich pomysłów, warto dać to komuś do sprawdzenia i oceny. Eventowcy tworzą programy tak, żeby sami się dobrze bawili. My patrzymy oczami klienta!

Dobra mamy to!

Jesteśmy już gotowi, więc wysyłamy ofertę do klienta! Teraz najgorsze … czekamy, po dwóch dniach dzwonimy z pytaniem czy zapoznali się z ofertą, proponujemy ponowne spotkanie i … MAMY TO! Tak, właśnie zdobyliśmy imprezę, zapisujemy termin w kalendarzu i w zależności od tego ile mamy czasu, przystępujemy do realizacji! Uf…, ale najgorsze przed Nami. Oferta to tylko wstęp. Poniższy rysunek obrazuje etapy eventu!

schemat eventu

Nie wiem jak Wy, ale ja jutro budzę się z myślą o stworzeniu odpowiedniej oferty.