9 września, 2014 . Ilona Kozłowska

Wiele razy słyszałam, że mam ciekawą i energiczną pracę. Zgodzę się z tym jest ciekawa, przyjemna, kreatywna. Ciągle się coś dzieje, nie ma czasu na nudę. Życie w biegu, czasami życie na walizkach. W tym artykule odkryję trochę karty i napiszę, czym tak naprawdę zajmuje się eventowiec.

Praca eventowca to nie tylko koordynacja gotowego eventu jakby się wydawało. Osoba zajmująca się organizacją imprez jest odpowiedzialna za klienta od początku do końca. Kiedy dostanie zlecenie musi uzyskać jak najwięcej informacji, by odpowiednio przygotować ofertę. I tu tworzy się lista pytań, która ukierunkuje organizatora. Niektóre agencje wysyłają konkretny i specjalnie przygotowany formularz, inne umawiają się na spotkanie w tym celu, a ja po prostu dzwonie lub pisze maila do klienta z kilkoma pytaniami. O co pytam?

Zbiór wszystkich tych informacji pozwoli na stworzenie odpowiedniej oferty dla klienta.Do stworzenia oferty potrzebujemy kilku dni, nie można powiedzieć klientowi, że otrzyma gotową ofertę wraz z wyceną na drugi dzień, musimy dać sobie minimum 3 dni na to. W tym czasie kontaktujemy się z podwykonawcami w celu ustalenia dostępności oraz cen. Kiedy mamy gotową ofertę przesyłamy ją klientowi, jeśli w ciągu dwóch dni nie będzie odzewu, kontaktujemy się z nim i pytamy czy zapoznali się z ofertą wydarzenia. Jeśli tak, to proponujemy spotkanie w celu uszczegółowienia i omówienia oferty. Kiedy mamy wszystko dogadane z klientem, to kontaktujemy się z podwykonawcami i potwierdzamy realizację.

Wizja lokalna jest wskazana, wtedy łatwiej zaplanować rozstawienie cateringu, stołów, atrakcji, sceny oraz innych elementów zawartych
w ofercie. Trzeba rozrysować sobie plan oraz opisać go, ułatwi to prace wszystkim, którzy przyczynią się do realizacji wydarzenia.

Przygotowanie do eventu trwa kilka dni. Jeśli jest to prosty event to można przygotować i zaaranżować salę w 1 dzień, ale jest to ryzykowne. Lepszym rozwiązaniem jest przygotowanie terenu imprezy dzień lub 2 dni przed imprezą, oczywiście zależy to od charakteru imprezy i czy dane wydarzenie tego wymaga.

Eventowiec pracuje praktycznie 24 godziny, on musi być dostępny dla każdego podwykonawcy, dla klienta. Musi dopilnować każdego szczegółu, by nie dać plamy. Eventowiec powinien stworzyć scenariusz imprezy, w którym znajdzie się opis całego wydarzenia krok po kroku. Każda minuta musi być rozpisana dokładnie, konferansjer musi otrzymać listę oraz scenariusz z tym, co ma mówić, kogo zapowiedzieć na scenie, jak poprowadzić imprezę, kto, po kim przemawia oraz jakie elementy występują po sobie. Każdy członek zespołu organizatora musi znać plan imprezy. Tu nie ma miejsca na wpadkę!

Uwaga! Eventowiec nie śpi! Po zakończonej imprezie, kiedy goście rozjadą się do domu, organizator zostaje i po prostu „sprząta” wszystko. To on decyduje, w którym momencie można demontować scenę, w którym momencie artyści, hostessy zakończa swoją pracę. Po zakończonej sukcesem imprezie, eventowiec idzie świętować święty spokój. Wtedy najbardziej marzy o tym, żeby się wyspać.

Praca organizatora jest pracą wymagającą, odpowiedzialną, a przede wszystkim dla ludzi, którzy nie przepadają za nudą i nie lubią mieć czasu wolnego. Tu się organizuje i zarządza sporym zespołem ludzi i podwykonawców, dlatego warto dobrać sobie ludzi i firmy współpracujące, którym można zaufać i mają doświadczenie.