28 sierpnia, 2014 . Ilona Kozłowska

Szukając miejsca pod wydarzenie chcemy by było wyjątkowe, jedyne w swoim rodzaju, zapierające dech w piersiach! Staramy się je sobie wyobrazić, w naszych głowach powstaje obiekt idealny. I bardzo dobrze, że tak się dzieje, jednak (i tu muszę Was zmartwić) rzeczywistość jest inna. Zarządcy takich obiektów doskonale znają ich minusy, ale potrafią je dobrze zatuszować. Jednak nie o minusach tutaj będzie, a o tym, na co zwrócić uwagę przy wyborze odpowiedniego miejsca pod wydarzenie.

Planując wydarzenie musimy zastanowić się gdzie chcemy zaprosić naszych gości. Mamy do wyboru dwie opcje. Pierwsza z nich to siedziba firmy – dość często wybierana przez firmy, gdy chodzi o realizację kilkugodzinnej imprezy, druga opcja to obiekt zewnętrzny, co oczywiście wiąże się z wyższym kosztem imprezy. W przypadku organizowania wydarzenia na terenie firmy, nie płacimy za wynajem obiektu.

Gdy jednak zdecydujemy się na obiekt zewnętrzny zaczynamy zbierać wytyczne dla danego obiektu. Co jest ważne? Co musi spełniać obiekt, by nasza impreza była idealna? Jest kilka bardzo ważnych rzeczy, na które musimy zwrócić uwagę w pierwszej kolejności. Ważna jest odległość od centrum miasta. Tu możemy decydować się na obiekt w mieście, do którego uczestnicy wydarzenia dotrą bez problemu. Jednak miejsce takie nie zapewni prywatności na imprezie, a nasi goście nie do końca poczują się usatysfakcjonowani. W dalszym ciągu będziemy w mieście i nasza impreza może nie odnieść zamierzonego celu. Coraz częściej firmy decydują się na obiekty poza miastem, jednak nie dalej niż 20-30 km od centrum. Takie obiekty mieszczą się w otoczeniu lasów, jezior czy małych stawów. Wszystkie te elementy nadają wyjątkowości i magii. Wybierając obiekt za miastem musimy pamiętać o zabezpieczeniu transportu gości. Najczęściej wynajmuje się autobus, który przywiezie i odwiezie gości we wcześniej ustalone miejsca.

Gdy dokonamy wyboru miejsca, kolejnym etapem będzie sprawdzenie obiektu pod kątem jego wielkości. Musimy mieć pewność, że wybrany hotel lub inny obiekt pomieści wszystkich uczestników. Z reguły większość hoteli posiada sale, które pomieszczą około stu osób. Warto by było sprawdzić ile osób zmieści się przy różnym układzie stołów oraz przy układzie bankietowym. Ok. Skoro to mamy za sobą, warto zorientować się o możliwości techniczne sali. Jeśli planujemy zorganizować szkolenie i mały poczęstunek dla gości, to nie będzie z tym problemu. Większość obiektów jest przygotowana technicznie na takie wydarzenia. Jednak jeśli planujemy zrobić większą imprezę, musimy liczyć się z zatrudnieniem firmy, która zapewni nam odpowiednie nagłośnienie, oświetlenie, a czasem nawet odpowiednie meble. Kolejnym punktem, nad którym warto się zastanowić to catering. W hotelach czy obiektach typowo eventowych znajdują się restauracje, które zapewnią odpowiedni catering. Jednak decydując się na organizacje imprezy w siedzibie firmy musimy zaangażować firmę zewnętrzną, która odpowiednio dobierze menu oraz udekoruje stoły.

Podsumowując … szukając miejsca na imprezę, skupmy się na tym czy ma to być firma czy hotel, obiekt, zamek czy pałacyk. Wypiszmy sobie wszystkie za i przeciw, policzmy koszty imprezy, ale też straty jakie możemy ponieść robiąc imprezę w siedzibie firmy. Pomyślmy też o gościach i o tym, gdzie będą czuli się bardziej komfortowo oraz nad tym jaki charakter ma nasza impreza. Każde wydarzenie jest inne i wymaga innego miejsca.